ความเสียหายของไฟล์ข้อมูล Outlook: สาเหตุ การป้องกัน และการกู้คืน

Microsoft Outlook เป็นโปรแกรมรับส่งอีเมลที่ได้รับความนิยมมากที่สุดโปรแกรมหนึ่งทั่วโลกสำหรับการสื่อสารส่วนตัวและการทำงาน อย่างไรก็ตาม Outlook ก็ไม่ได้หลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าว และปัญหาที่พบบ่อยที่สุดในโปรแกรมคือไฟล์ข้อมูล Outlook เสียหาย

เอกสารนี้จะพูดถึงสาเหตุและกลยุทธ์การป้องกันการเสียหายของไฟล์ข้อมูล Outlook และวิธีการกู้คืนบางประการโดยละเอียด ทำให้เป็นคู่มือที่สมบูรณ์สำหรับผู้ใช้ในการป้องกันและแก้ไขปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ

ทำความเข้าใจไฟล์ข้อมูล Outlook

มีการใช้ไฟล์ข้อมูลหลักสองประเภทใน Outlook: Personal Storage Table (PST) และ Offline Storage Table (OST)

โต๊ะเก็บของส่วนตัว (PST)

ไฟล์ PST เป็นสำเนาของข้อความ รายการปฏิทิน และข้อมูล Outlook อื่น ๆ ซึ่งจะถูกเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้และสามารถสำรองข้อมูลหรือลงย้ายไปยังระบบอื่นที่ติดตั้ง Outlook

ตารางการเก็บข้อมูลแบบออฟไลน์ (OST)

ไฟล์ OST ช่วยให้ผู้ใช้ทำงานแบบออฟไลน์ได้ จากนั้นซิงโครไนซ์การเปลี่ยนแปลงกับเซิร์ฟเวอร์ที่ Exchange เมื่อเชื่อมต่อใหม่ ไฟล์เหล่านี้มีประโยชน์มากเมื่อสภาพแวดล้อมการทำงานเกี่ยวข้องกับการที่ผู้ใช้สลับไปมาระหว่างโหมดออนไลน์และออฟไลน์บ่อยครั้ง

สาเหตุของการเสียหายของไฟล์ข้อมูล Outlook

มีปัจจัยหลายประการที่อาจทำให้ไฟล์ข้อมูล Outlook เสียหายได้ ปัจจัยบางประการมีดังนี้:

ไฟล์ขนาดใหญ่

• Outlook เวอร์ชันเก่ามีขีดจำกัดขนาดไฟล์ PST เพียง 2GB เท่านั้น
• เวอร์ชันใหม่มีขีดจำกัดที่สูงกว่ามากที่ 50GB แต่ไฟล์ขนาดใหญ่ก็ยังทำให้การทำงานช้าลงและเสี่ยงต่อการเสียหายได้

การปิดที่ไม่เหมาะสม

• หากแอปพลิเคชัน Outlook ถูกปิดกะทันหันหรือระบบปิดลงในขณะที่ Outlook กำลังทำงาน แสดงว่าไฟล์จะเสียหาย

การโจมตีไวรัสและมัลแวร์

• ซอฟต์แวร์ที่เป็นอันตรายสามารถติดไวรัสลงในไฟล์ข้อมูล Outlook และทำให้เกิดความเสียหายจนทำให้สูญเสียข้อมูล

ปัญหาฮาร์ดไดรฟ์

• ซึ่งอาจรวมถึงเซกเตอร์เสียหาย ข้อผิดพลาดของดิสก์ หรือความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์ ซึ่งมีแนวโน้มสูงที่จะทำให้ไฟล์บนฮาร์ดไดรฟ์เสียหาย รวมถึงไฟล์ข้อมูล Outlook ด้วยเช่นกัน

Network Issues

• การหยุดชะงักของเครือข่ายในระหว่างการเข้าถึงไฟล์ OST ทำให้เกิดปัญหาในการซิงโครไนซ์ และส่งผลให้ไฟล์เสียหายได้

ความขัดแย้งด้านซอฟต์แวร์

• บางครั้งการขัดแย้งกับซอฟต์แวร์อื่นที่ติดตั้งอาจเป็นสาเหตุของการเสียหายของไฟล์ข้อมูล Outlook ได้

กลยุทธ์การป้องกัน

การป้องกันความเสียหายของไฟล์ข้อมูล Outlook ต้องใช้ทั้งแนวทางปฏิบัติที่ดีและเครื่องมือที่เหมาะสม ต่อไปนี้คือกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพในการป้องกัน:

การสำรองข้อมูลตามปกติ

• สำรองข้อมูลไฟล์ข้อมูล Outlook เป็นประจำเพื่อป้องกันข้อมูลสูญหายในกรณีที่เสียหาย ซึ่งทำได้โดยการส่งออกไฟล์ PST ด้วยตนเอง แต่คุณสามารถใช้ยูทิลิตี้สำรองข้อมูลของบริษัทอื่นได้เช่นกัน

รักษาขนาดไฟล์ให้สามารถจัดการได้

• Avoid large PST and OST file sizes. Archive old emails; maintain many PST files if need be.

แนวทางปฏิบัติที่ดีในการปิดระบบ

• ปิด Outlook ให้ถูกต้องทุกครั้งก่อนปิดคอมพิวเตอร์ วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้ไฟล์ของคุณถูกปิดกะทันหัน จึงช่วยลดโอกาสที่ไฟล์จะเสียหายได้

เรียกใช้ซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสที่เชื่อถือได้

• ดาวน์โหลดและบำรุงรักษาโปรแกรมป้องกันไวรัสที่แข็งแกร่งที่จะช่วยป้องกันมัลแวร์และไวรัสที่สามารถทำลายไฟล์ Outlook ได้

การจัดเรียงแผ่นดิสก์แบบปกติ

• ตรวจสอบดิสก์ของคุณเป็นประจำเพื่อดูว่ามีข้อผิดพลาดใดๆ หรือไม่ และแก้ไขอย่างไร เนื่องจากข้อผิดพลาดเหล่านี้อาจทำให้ไฟล์ข้อมูล Outlook เสียหายได้

การระบุการทุจริต

ขั้นตอนแรกสุดในการกู้คืนไฟล์ข้อมูล Outlook คือการตรวจจับความเสียหาย ผลกระทบดังกล่าวได้แก่ Outlook ขัดข้องบ่อยครั้งโดยไม่ทราบสาเหตุ ข้อความแสดงข้อผิดพลาดในไฟล์ข้อมูล เช่น "ไม่สามารถเปิดไฟล์ xxxx.pst ได้" ประสิทธิภาพของ Outlook ช้าลงโดยทั่วไป โดยเฉพาะในขั้นตอนการเข้าถึงหรือค้นหาอีเมล และรายการที่หายไป ได้แก่ อีเมล กิจกรรมในปฏิทิน หรือรายการอื่นๆ

วิธีการกู้คืน

หากคุณคิดว่าไฟล์ข้อมูล Outlook ของคุณได้รับความเสียหาย คุณสามารถใช้เทคนิคการกู้คืนข้อมูลดังต่อไปนี้:

การค้นหาเครื่องมือซ่อมแซมกล่องจดหมาย (Scanpst.exe)

Microsoft ได้จัดทำเครื่องมือในตัวที่เรียกว่า Scanpst.exe เพื่อซ่อมแซมไฟล์ PST โดยสามารถซ่อมแซมปัญหาทั่วไปและกู้คืนข้อมูลที่เสียหายได้

ขั้นตอนการใช้ Scanpst.exe:

1. ค้นหา Scanpst.exe บนคอมพิวเตอร์ของคุณ โดยทั่วไปจะอยู่ในโฟลเดอร์การติดตั้ง Outlook
2. เปิดเครื่องมือและเรียกดูเพื่อเลือกไฟล์ PST ที่เสียหาย
3. คลิก “สแกน” เพื่อเริ่มกระบวนการสแกน
4. ตรวจสอบผลการสแกนแล้วคลิก "แก้ไข" เพื่อแก้ไขปัญหา

สร้างโปรไฟล์ Outlook ใหม่

การสร้างโปรไฟล์ Outlook ใหม่บางครั้งอาจช่วยแก้ไขปัญหาที่เสียหายได้ วิธีนี้ได้ผล โดยเฉพาะในกรณีที่ไฟล์ OST เสียหาย

วิธีการสร้างโปรไฟล์ใหม่:

1. เปิดแผงควบคุม จากนั้นเลือก “เมล”
2. คลิกที่ “แสดงโปรไฟล์” จากนั้นคลิก “เพิ่ม”
3. ตั้งชื่อโปรไฟล์ใหม่ จากนั้นตั้งค่าบัญชีอีเมลของคุณ
4. สร้างโปรไฟล์ใหม่เป็นโปรไฟล์เริ่มต้น

การคืนค่าจากการสำรองข้อมูล

ในกรณีที่คุณมีข้อมูลสำรองไฟล์ Outlook ปัจจุบัน คุณสามารถกู้คืนไฟล์ได้หากข้อมูลบางอย่างสูญหายหรือเสียหาย

วิธีการกู้คืนจากการสำรองข้อมูล:

1. ค้นหาไฟล์ PST สำรองของคุณ
2. เปิด Outlook จากนั้นไปที่ ไฟล์ > เปิดและส่งออก > นำเข้า/ส่งออก
3. เลือก “นำเข้าจากโปรแกรมหรือไฟล์อื่น” และเลือกไฟล์ PST สำรองข้อมูลของคุณ
4. ทำตามตัวช่วยจนกระทั่งการนำเข้าเสร็จสิ้น

การใช้เครื่องมือการกู้คืนของบุคคลที่สาม

เครื่องมือของบุคคลที่สามหลายตัวอาจมีประโยชน์อย่างมากในการกู้คืนไฟล์ข้อมูล Outlook ในรูปแบบที่เสียหาย เครื่องมือเหล่านี้ส่วนใหญ่มีตัวเลือกการกู้คืนขั้นสูงและมักจะทำงานกับกรณีเสียหายร้ายแรง

เครื่องมือการกู้คืนของบุคคลที่สามที่ได้รับความนิยม

• การซ่อมแซม Stellar สำหรับ Outlook
• เคอร์เนลสำหรับการซ่อมแซม Outlook PST
• การซ่อมแซม DataNumen Outlook

บทสรุป

ความเสียหายของไฟล์ข้อมูล Outlook เป็นปัญหาที่น่าหงุดหงิดและก่อกวน แต่ตอนนี้คุณสามารถป้องกัน ระบุ และกู้คืนได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยความช่วยเหลือของความรู้และเครื่องมือที่ถูกต้อง

จำเป็นต้องเสริมมาตรการป้องกันหลายประการด้วย เช่น การสำรองข้อมูลเป็นประจำ ขั้นตอนการปิดระบบที่เหมาะสม และซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสที่เชื่อถือได้ หากเกิดความเสียหายขึ้น คุณสามารถใช้ยูทิลิตี้ในตัว เช่น Scanpst.exe สร้างโปรไฟล์ใหม่ กู้คืนจากข้อมูลสำรอง หรือใช้เครื่องมือการกู้คืนของบุคคลที่สามที่มีอยู่เพื่อช่วยกู้คืนข้อมูลอันมีค่าของคุณและกลับมาใช้งานได้อีกครั้ง

โดยปฏิบัติตามแนวปฏิบัติที่กำหนดไว้ในบทความนี้ คุณจะลดโอกาสที่ไฟล์ข้อมูล Outlook จะเสียหาย และแน่ใจได้ว่าการสื่อสารและข้อมูลทางอีเมลของคุณจะมีความสมบูรณ์