Lỗi tệp dữ liệu Outlook: Nguyên nhân, cách phòng ngừa và phục hồi

Microsoft Outlook là một trong những ứng dụng email được sử dụng nhiều nhất trên toàn thế giới cho mục đích giao tiếp cá nhân và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, Outlook không tránh khỏi các vấn đề và có lẽ lỗi phổ biến nhất với chương trình này là lỗi tệp dữ liệu Outlook.

Bài báo này sẽ nói về nguyên nhân và chiến lược phòng ngừa sự cố hỏng tệp dữ liệu Outlook và một số phương pháp phục hồi chi tiết, tạo thành một hướng dẫn đầy đủ cho người dùng về bảo vệ và giải quyết sự cố một cách hiệu quả.

Hiểu các tệp dữ liệu Outlook

Hai loại tệp dữ liệu chính được sử dụng trong Outlook: Personal Storage Table (PST) và Offline Storage Table (OST).

Bàn lưu trữ cá nhân (PST)

Các tệp PST là bản sao của tin nhắn, mục lịch và các dữ liệu Outlook khác. Chúng được lưu trữ cục bộ trên máy tính của người dùng và có thể sao lưu hoặc chuyển sang các hệ thống khác có cài đặt Outlook.

Bảng lưu trữ ngoại tuyến (OST)

Các tệp OST cho phép người dùng làm việc ngoại tuyến và sau đó đồng bộ hóa các thay đổi với máy chủ tại Exchange khi họ kết nối lại. Những tệp này rất hữu ích khi môi trường làm việc yêu cầu người dùng thường xuyên chuyển đổi giữa các chế độ trực tuyến và ngoại tuyến.

Nguyên nhân gây hỏng tệp dữ liệu Outlook

Có một số yếu tố có thể dẫn đến việc hỏng tệp dữ liệu Outlook. Một số trong số này như sau:

Tệp quá cỡ

• Các phiên bản cũ của Outlook có giới hạn kích thước cho các tệp PST chỉ 2GB.
• Các phiên bản hiện đại có giới hạn lớn hơn nhiều lên đến 50GB, nhưng các tệp rất lớn vẫn gây ra sự chậm chạp và có nguy cơ bị hỏng.

Đóng Không Đúng

• Khi ứng dụng Outlook bị đóng đột ngột hoặc hệ thống bị tắt trong khi Outlook đang chạy, điều đó có nghĩa là sẽ có sự hỏng tệp.

Các cuộc tấn công virus và phần mềm độc hại

• Phần mềm độc hại có thể lây nhiễm các tệp dữ liệu Outlook và gây ra sự hư hỏng, dẫn đến mất thông tin.

Vấn đề ổ cứng

• Những điều này có thể bao gồm các sector bị lỗi, lỗi đĩa hoặc lỗi phần cứng, rất có thể sẽ làm cho các tệp trên ổ cứng bị hỏng, bao gồm cả tệp dữ liệu Outlook.

Các vấn đề về mạng

• Sự gián đoạn mạng khi truy cập các tệp OST gây ra sự cố đồng bộ hóa và do đó làm hỏng tệp.

Xung đột phần mềm

• Đôi khi, xung đột với các phần mềm cài đặt khác thậm chí có thể là lý do khiến tệp dữ liệu Outlook bị hỏng.

Chiến lược phòng ngừa

Việc ngăn ngừa hỏng tệp dữ liệu Outlook đòi hỏi cả các biện pháp thực hành tốt và các công cụ phù hợp. Sau đây là các chiến lược phòng ngừa hiệu quả:

Sao lưu thường xuyên

• Sao lưu thường xuyên các tệp dữ liệu Outlook để tránh mất dữ liệu trong trường hợp hỏng hóc. Có thể thực hiện việc này thông qua việc xuất thủ công các tệp PST, nhưng cũng có thể sử dụng các tiện ích sao lưu của bên thứ ba.

Giữ kích thước tập tin có thể quản lý được

• Tránh các tệp PST và OST có kích thước lớn. Lưu trữ email cũ; duy trì nhiều tệp PST nếu cần.

Thực hành tắt máy tốt

• Luôn đóng Outlook đúng cách trước khi tắt máy tính. Điều này ngăn chặn việc chấm dứt đột ngột quyền truy cập vào các tệp của bạn, do đó giảm thiểu khả năng hỏng hóc.

Chạy phần mềm diệt virus đáng tin cậy

• Tải xuống và duy trì một chương trình diệt vi-rút mạnh mẽ giúp ngăn chặn phần mềm độc hại và vi-rút có thể làm hỏng các tệp Outlook.

Sự sắp xếp đều đặn của đĩa

• Kiểm tra đĩa thường xuyên để tìm lỗi và khắc phục chúng vì chúng có thể khiến tệp dữ liệu Outlook bị hỏng.

Nhận dạng tham nhũng

Bước đầu tiên trong việc khôi phục các tệp dữ liệu Outlook là phát hiện ra lỗi. Các biểu hiện như vậy bao gồm: Outlook thường xuyên bị sập mà không có lý do rõ ràng; thông báo lỗi trên các tệp dữ liệu, ví dụ: "Không thể mở tệp xxxx.pst"; hiệu suất chung của Outlook chậm lại, đặc biệt là ở giai đoạn truy cập hoặc tìm kiếm email; và các mục bị thiếu, cụ thể là email, sự kiện lịch hoặc các mục khác.

Phương pháp phục hồi

Nếu bạn nghĩ rằng tệp dữ liệu Outlook của mình bị hỏng, thì có một số kỹ thuật khôi phục mà bạn có thể áp dụng:

Công cụ sửa chữa hộp thư đến Tìm kiếm (Scanpst.exe)

Microsoft cũng cung cấp một công cụ tích hợp được gọi là Scanpst.exe để sửa chữa các tệp PST. Công cụ này có thể sửa chữa các sự cố phổ biến và khôi phục dữ liệu bị hỏng.

Các bước sử dụng Scanpst.exe:

1. Tìm Scanpst.exe trên máy tính của bạn; thông thường nó sẽ nằm trong thư mục cài đặt Outlook.
2. Mở công cụ và duyệt để chọn tệp PST bị hỏng.
3. Nhấp vào “Quét” để bắt đầu quá trình quét.
4. Kiểm tra kết quả quét và sau đó nhấp vào “Sửa” để khắc phục sự cố.

Tạo Hồ sơ Outlook Mới

Đôi khi tạo một hồ sơ Outlook mới có thể khắc phục được lỗi. Phương pháp này hiệu quả, đặc biệt là trong trường hợp tệp OST bị lỗi.

Cách tạo hồ sơ mới:

1. Mở Control Panel rồi chọn “Mail”.
2. Nhấp vào “Hiển thị hồ sơ” rồi nhấp vào “Thêm”.
3. Đặt tên cho hồ sơ mới và sau đó thiết lập tài khoản email của bạn.
4. Đặt hồ sơ mới làm hồ sơ mặc định.

Khôi phục từ bản sao lưu

Trong trường hợp bạn có bản sao lưu hiện tại của tệp dữ liệu Outlook, bạn có thể khôi phục tệp nếu một số dữ liệu bị mất hoặc bị hỏng.

Cách khôi phục từ bản sao lưu:

1. Tìm tệp PST sao lưu của bạn.
2. Mở Outlook, sau đó vào File > Open & Export > Import/Export.
3. Chọn “Nhập từ chương trình hoặc tệp khác” và chọn tệp PST sao lưu của bạn.
4. Làm theo hướng dẫn cho đến khi quá trình nhập này hoàn tất.

Sử dụng Công cụ Phục hồi của Bên thứ ba

Một số công cụ của bên thứ ba có thể chứng minh được tính hữu ích to lớn trong việc khôi phục các tệp dữ liệu Outlook ở dạng bị hỏng. Hầu hết các công cụ này cung cấp các tùy chọn khôi phục nâng cao hơn và thường hoạt động trong các trường hợp hỏng nghiêm trọng.

Các công cụ phục hồi phổ biến của bên thứ ba

• Stellar Repair cho Outlook
• Kernel cho Outlook PST Repair
• Sửa chữa DataNumen Outlook

Kết luận

Sự cố hỏng tệp dữ liệu Outlook là một vấn đề gây khó chịu và gián đoạn, nhưng giờ đây bạn có thể ngăn ngừa, xác định và phục hồi hiệu quả với sự trợ giúp của kiến thức và công cụ phù hợp.

Điều này phải được bổ sung bằng một số biện pháp phòng ngừa: sao lưu thường xuyên, quy trình tắt máy đúng cách và phần mềm diệt vi-rút đáng tin cậy. Nếu hỏng hóc xảy ra, bạn có thể sử dụng các tiện ích tích hợp như Scanpst.exe, tạo hồ sơ mới, khôi phục từ bản sao lưu hoặc sử dụng các công cụ khôi phục của bên thứ ba có sẵn để giúp khôi phục dữ liệu có giá trị của bạn và quay lại làm việc.

Bằng cách làm theo các hướng dẫn trong bài viết này, bạn sẽ giảm nguy cơ tệp dữ liệu Outlook bị hỏng và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và thông tin liên lạc qua email điện tử.