Lỗi tệp dữ liệu Outlook: Nguyên nhân, cách phòng ngừa và phục hồi

Microsoft Outlook is one of the most used emailing clients all around the world for personal and professional communication. Still, Outlook is not immune to problems, and probably the most common with the program is Outlook data file corruption.

Bài báo này sẽ nói về nguyên nhân và chiến lược phòng ngừa sự cố hỏng tệp dữ liệu Outlook và một số phương pháp phục hồi chi tiết, tạo thành một hướng dẫn đầy đủ cho người dùng về bảo vệ và giải quyết sự cố một cách hiệu quả.

Hiểu các tệp dữ liệu Outlook

Hai loại tệp dữ liệu chính được sử dụng trong Outlook: Personal Storage Table (PST) và Offline Storage Table (OST).

Personal Storage Table (PST)

Các tệp PST là bản sao của tin nhắn, mục lịch và các dữ liệu Outlook khác. Chúng được lưu trữ cục bộ trên máy tính của người dùng và có thể sao lưu hoặc chuyển sang các hệ thống khác có cài đặt Outlook.

Bảng lưu trữ ngoại tuyến (OST)

Các tệp OST cho phép người dùng làm việc ngoại tuyến và sau đó đồng bộ hóa các thay đổi với máy chủ tại Exchange khi họ kết nối lại. Những tệp này rất hữu ích khi môi trường làm việc yêu cầu người dùng thường xuyên chuyển đổi giữa các chế độ trực tuyến và ngoại tuyến.

Nguyên nhân gây hỏng tệp dữ liệu Outlook

Có một số yếu tố có thể dẫn đến việc hỏng tệp dữ liệu Outlook. Một số trong số này như sau:

Tệp quá cỡ

• Các phiên bản cũ của Outlook có giới hạn kích thước cho các tệp PST chỉ 2GB.
• Các phiên bản hiện đại có giới hạn lớn hơn nhiều lên đến 50GB, nhưng các tệp rất lớn vẫn gây ra sự chậm chạp và có nguy cơ bị hỏng.

Đóng Không Đúng

• Khi ứng dụng Outlook bị đóng đột ngột hoặc hệ thống bị tắt trong khi Outlook đang chạy, điều đó có nghĩa là sẽ có sự hỏng tệp.

Các cuộc tấn công virus và phần mềm độc hại

• Phần mềm độc hại có thể lây nhiễm các tệp dữ liệu Outlook và gây ra sự hư hỏng, dẫn đến mất thông tin.

Vấn đề ổ cứng

• Những điều này có thể bao gồm các sector bị lỗi, lỗi đĩa hoặc lỗi phần cứng, rất có thể sẽ làm cho các tệp trên ổ cứng bị hỏng, bao gồm cả tệp dữ liệu Outlook.

Network Issues

• Network interruptions while accessing OST files cause synchronization problems and, consequently, file corruption.

Software Conflicts

• At times, conflicts with other installed software can even be a reason behind the corruption of Outlook data files.

Prevention Strategies

The prevention of Outlook data file corruption requires both good practices and the right tools. The following are the effective strategies for prevention:

Routine Backups

• Make regular backups of Outlook data files to prevent data loss in case of corruption. This is possible through the manual export of PST files, but it is also possible to use third-party backup utilities.

Keep File Sizes Manageable

• Avoid large PST and OST file sizes. Archive old emails; maintain many PST files if need be.

Good Shutdown Practices

• Always close Outlook properly before you shut off your computer. This prevents the sudden termination of access to your files, hence minimizing the possibility of corruption.

Run Reliable Antivirus Software

• Download and maintain a strong antivirus program that is going to help keep off malware and viruses that can damage Outlook files.

Regular Arrangement of Disks

• Regularly check your disks for any errors and fix them since they might cause Outlook data files to be corrupted.

Identifying Corruption

The very first step in recovering Outlook data files is to detect the corruption. Such manifestations include the following: frequent crashes of Outlook without any visible reasons; error messages on data files, for example, “The file xxxx.pst cannot be opened”; the general slowdown in Outlook performance, especially at the stage of accessing or searching for emails; and missing items, namely emails, calendar events, or other items.

Recovery Methods

If you think that your Outlook data file has been damaged, then there are some recovery techniques you can avail yourself of:

Inbox Repair Tool Search (Scanpst.exe)

Microsoft has also provided an in-built tool known as Scanpst.exe to repair PST files. It can repair common issues and recover corrupted data.

Steps to Use Scanpst.exe:

1. Search for Scanpst.exe on your computer; it will usually be in the Outlook installation folder.
2. Open the tool and browse to select the corrupted PST file.
3. Click “Scan” to start the scanning process.
4. Check out the scan results and then click on “Fix” to fix the issues.

Create a New Outlook Profile

Creating a new Outlook profile sometimes fixes the corruption. This method works, especially in the case of OST file corruption.

How to Create a New Profile:

1. Open up Control Panel and then select “Mail.”
2. Click on “Show Profiles” and then “Add.”
3. Give the new profile a name, and then set up your email account.
4. Make the new profile the default profile.

Restoring from Backup

In case you have a current backup of your Outlook data file, you can recover the file if some data has been lost or corrupted.

How to Restore from Backup:

1. Find your backup PST file.
2. Open Outlook, then go to File > Open & Export > Import/Export.
3. Select “Import from another program or file” and select your backup PST file.
4. Follow the wizard until this importation has been completed.

Use of Third-Party Recovery Tools

Several third-party tools might prove to be of immense use in recovering Outlook data files in corrupted form. Most of these tools provide more advanced recovery options and often work on serious cases of corruption.

Popular Third-Party Recovery Tools

• Stellar Repair for Outlook
• Kernel for Outlook PST Repair
• DataNumen Outlook Repair

Kết luận

The corruption of the Outlook data file is a frustrating and disruptive issue, but now you can prevent, identify, and recover from it effectively with the help of the right knowledge and tools.

This has to be supplemented by a number of preventive measures: regular backups, proper shutdown procedures, and reliable antivirus software. If corruption does happen, then you can use the inbuilt utilities like Scanpst.exe, create a new profile, restore from backup, or use third-party recovery tools available to help recover your valued data and get back to work.

By following the guidelines given in this article, you will reduce the chances of Outlook data file corruption and ensure the integrity of your electronic mail communication and data.