Người giám hộ dữ liệu là gì và tại sao họ lại quan trọng

Thời đại thông tin hiện đại đã dẫn đến khối lượng dữ liệu khổng lồ được thu thập và lưu trữ. Đây là thông tin cá nhân và trí tuệ kinh doanh quan trọng đối với hoạt động, ra quyết định và các hoạt động chiến lược.

Quản lý và bảo vệ biển dữ liệu này đòi hỏi một vai trò tổ chức rõ ràng: vai trò của Người giám sát dữ liệu. Bài viết này xem xét các trách nhiệm, nhu cầu và những phương pháp tốt nhất trong việc giám sát dữ liệu.

Ai là Người bảo vệ Dữ liệu?

A Data Custodian refers to a person or a group heading the technical environment and operational aspects of data management within an organization. While the Data Owner dictates the purpose and policy of the data, the Data Custodian is concerned with the practical issues of storing, maintaining, and protecting the data in everyday life.

Các trách nhiệm chính của Người bảo quản Dữ liệu là:

1. Lưu trữ và duy trì dữ liệu: Người quản lý dữ liệu đảm bảo rằng dữ liệu được lưu trữ một cách thích hợp và hiệu quả. Điều này bao gồm việc lựa chọn các giải pháp lưu trữ phù hợp, quản lý cơ sở dữ liệu và đảm bảo rằng dữ liệu được sao lưu định kỳ để tránh mất mát.
2. An ninh dữ liệu: Vai trò chính là bảo vệ dữ liệu khỏi truy cập trái phép, vi phạm và các mối đe dọa an ninh khác nhau. Những người quản lý dữ liệu thực hiện các biện pháp bảo mật này thông qua mã hóa và các biện pháp bảo mật khác như kiểm soát truy cập và tường lửa.
3. Tính toàn vẹn dữ liệu: Tính toàn vẹn dữ liệu là yêu cầu đảm bảo rằng dữ liệu chính xác, nhất quán và đáng tin cậy trong suốt vòng đời của nó. Điều này được đạt được thông qua các quy trình xác minh thích hợp và kiểm toán định kỳ dữ liệu để phát hiện sự sai lệch từ các Quản trị viên Dữ liệu, những người sẽ giải quyết các sự không nhất quán này.
4. Sự sẵn có của dữ liệu: Điều này được coi là sự sẵn có của dữ liệu đối với người dùng có thẩm quyền khi cần thiết. Người quản lý dữ liệu đảm bảo rằng việc quản lý quyền người dùng và quy trình lấy dữ liệu hiệu quả và đáng tin cậy.
5. Compliance: Người quản lý dữ liệu đảm bảo rằng các thực tiễn quản lý dữ liệu tuân thủ các luật, quy định và tiêu chuẩn ngành liên quan. Điều này bao gồm GDPR, HIPAA và các luật khác được ban hành để bảo vệ dữ liệu.

Importance of a Data Custodian

1. Protecting Sensitive Information: A Data Custodian becomes very important in an environment with proliferating threats of cyber attacks. He has the responsibility to safeguard sensitive and confidential information against breaches and other unauthorized access.
2. Business Continuity: Proper data management and backup practices in place by Data Custodians ensure that in the case of a disaster or failure of a system, it would be restorable quickly, so as to minimize the period of downtime and disruption caused.
3. Regulatory Compliance: Data Custodians keep an organization compliant with various acts and regulations on data protection, hence evading possible legal penalties and reputational damage.
4. Improving Data Quality: High-quality data is possible only if Data Custodians take care of the integrity and accuracy of the data. This enables better decision-making at all levels of business operations.

Các thực tiễn tốt nhất về bảo vệ dữ liệu

1. Implement Robust Security Measures: The Data Custodian should have in place comprehensive security protocols, which involve multi-factor authentication, encryption, and periodic security risk assessments to prevent threats to data.
2. Regular Backups of Data: Automatic backup at regular intervals avoids loss of data due to accidental deletion by the user, hardware failure, or even cyber-attacks.
3. Data Lifecycle Management: Data has to be properly managed from creation to destruction based on its importance and regulatory compliance.
4. User Training and Awareness: It educates users on good data security practices and explains their role in keeping data safe. This can be prevented through periodic programs for training, which will eliminate human errors leading to leakage or loss of data.
5. Collaborative effort with Data Owners: The Data Custodians should collaborate with the Data Owners in knowing the use and purpose of the data and other compliance requirements so that the management of data is aligned with the goals and objectives of the organization.

Kết luận

Data Custodian là một vị trí rất quan trọng trong thế giới ngày nay, nơi dữ liệu chi phối. Nó bao gồm việc bảo vệ các tài sản thông tin có giá trị, đảm bảo sự liên tục trong kinh doanh và tạo điều kiện tuân thủ thông qua việc lưu trữ, bảo mật và quản lý dữ liệu đúng cách. Nhìn về tương lai, khi các tổ chức tiếp tục sản xuất lượng dữ liệu ngày càng tăng và phụ thuộc vào chúng cho các hoạt động của mình, vai trò của Data Custodian sẽ tiếp tục tăng lên về tầm quan trọng và do đó vẫn sẽ là một trong những chức năng cốt lõi trong bất kỳ doanh nghiệp nào tập trung vào dữ liệu.