Wat is een gegevensbewaarder en waarom is hij belangrijk?

Het hedendaagse informatietijdperk heeft geleid tot enorme hoeveelheden gegevens die worden verzameld en opgeslagen. Dit vertegenwoordigt persoonlijke informatie en zakelijke intelligentie die cruciaal zijn voor operaties, besluitvorming en strategische activiteiten.

Het beheren en beschermen van deze zee van gegevens vereist een gedefinieerde organisatorische rol: die van een Data Custodian. Dit artikel kijkt naar de verantwoordelijkheden, de noodzaak en de beste praktijken in databeheer.

Wie is een gegevensbewaarder?

Een Data Custodian verwijst naar een persoon of een groep die de technische omgeving en operationele aspecten van datamanagement binnen een organisatie leidt. Terwijl de Data Owner het doel en het beleid van de data dicteert, houdt de Data Custodian zich bezig met de praktische zaken van het opslaan, onderhouden en beschermen van de data in het dagelijks leven.

De belangrijkste verantwoordelijkheden van een Data Custodian zijn:

1. Opslaan en onderhouden van gegevens: Gegevensbeheerders zorgen ervoor dat gegevens op een geschikte en effectieve manier worden opgeslagen. Dit omvat het selecteren van geschikte opslagoplossingen, het beheren van databases en het zorgen voor regelmatige back-ups van gegevens om verlies te voorkomen.
2. Gegevensbeveiliging: De belangrijkste rol is het beschermen van gegevens tegen ongeautoriseerde toegang, inbreuken en verschillende beveiligingsbedreigingen. De Data Custodians implementeren deze beveiligingsmaatregelen door middel van encryptie en andere beveiligingsmaatregelen zoals toegangscontrole en firewalls.
3. Gegevensintegriteit: Gegevensintegriteit is de vereiste die ervoor zorgt dat de gegevens gedurende de gehele levenscyclus nauwkeurig, consistent en betrouwbaar zijn. Dit wordt bereikt door middel van geschikte validatieprocedures en routinematige audits van gegevens op afwijkingen door de Gegevensbeheerders, die deze inconsistenties oplossen.
4. Beschikbaarheid van gegevens: Dit wordt beschouwd als de beschikbaarheid van gegevens voor geautoriseerde gebruikers wanneer dat nodig is. De gegevensbeheerders zorgen ervoor dat het beheer van gebruikersrechten en de procedure voor het ophalen van gegevens efficiënt en betrouwbaar is.
5. Compliance: De gegevensbeheerders zorgen ervoor dat de gegevensbeheerpraktijken voldoen aan de betreffende wetten, regelgevingen en industriestandaarden. Deze omvatten de GDPR, HIPAA en andere wetten die zijn vastgesteld ter bescherming van gegevens.

Het belang van een gegevensbeheerder

1. Protecting Sensitive Information: A Data Custodian becomes very important in an environment with proliferating threats of cyber attacks. He has the responsibility to safeguard sensitive and confidential information against breaches and other unauthorized access.
2. Business Continuity: Goed gegevensbeheer en goede back-uppraktijken door Data Custodians zorgen ervoor dat in het geval van een ramp of een systeemstoring, het systeem snel hersteld kan worden, zodat de periode van uitval en verstoring tot een minimum beperkt blijft.
3. Regulatory Compliance: Data Custodians zorgen ervoor dat een organisatie voldoet aan verschillende wetten en regels op het gebied van gegevensbescherming, waardoor mogelijke juridische sancties en reputatieschade worden voorkomen.
4. Verbetering van gegevenskwaliteit: Gegevens van hoge kwaliteit zijn alleen mogelijk als Data Custodians zorgen voor de integriteit en nauwkeurigheid van de gegevens. Dit maakt betere besluitvorming mogelijk op alle niveaus van de bedrijfsvoering.

Best practices voor gegevensbeheer

1. Implement Robust Security Measures: The Data Custodian should have in place comprehensive security protocols, which involve multi-factor authentication, encryption, and periodic security risk assessments to prevent threats to data.
2. Regelmatige back-ups van gegevens: Automatische back-ups op regelmatige tijdstippen voorkomen verlies van gegevens door per ongeluk verwijderen door de gebruiker, hardwarestoringen of zelfs cyberaanvallen.
3. Beheer van gegevenslevenscycli: Gegevens moeten goed worden beheerd, van creatie tot vernietiging, op basis van hun belang en naleving van de regelgeving.
4. Training en bewustwording van gebruikers: Het onderwijst gebruikers over goede praktijken op het gebied van gegevensbeveiliging en legt hun rol in het veilig houden van gegevens uit. Dit kan worden voorkomen door periodieke trainingsprogramma's, waardoor menselijke fouten die leiden tot lekken of verlies van gegevens worden voorkomen.
5. Samenwerking met data-eigenaren: De Data Custodians moeten samenwerken met de Data Owners om het gebruik en het doel van de data en andere compliancevereisten te kennen, zodat het beheer van data is afgestemd op de doelen en doelstellingen van de organisatie.n.

Conclusie

Data Custodian is een functie die erg belangrijk is in de huidige datagestuurde wereld. Het gaat om het veilig bewaren van waardevolle informatie, het waarborgen van de bedrijfscontinuïteit en het mogelijk maken van compliance door gegevens op de juiste manier op te slaan, te beveiligen en te beheren. Vooruitkijkend naar de toekomst, met organisaties die steeds grotere hoeveelheden gegevens blijven produceren en hierop vertrouwen voor hun activiteiten, zal de rol van Data Custodian alleen maar belangrijker worden en dus een van de kernfuncties blijven binnen elke datacentrische onderneming.