Cos'è un custode dei dati e perché è importante

L'era contemporanea dell'informazione ha portato a enormi volumi di dati che vengono raccolti e archiviati. Questo rappresenta informazioni personali e intelligenza aziendale fondamentali per le operazioni, la presa di decisioni e le attività strategiche.

Gestire e proteggere questo mare di dati richiede un ruolo organizzativo definito: quello del Custode dei Dati. Questo articolo esamina le responsabilità, la necessità e le migliori pratiche nella custodia dei dati.

Chi è il custode dei dati?

Per Data Custodian si intende una persona o un gruppo che dirige l'ambiente tecnico e gli aspetti operativi della gestione dei dati all'interno di un'organizzazione. Mentre il Proprietario dei dati detta lo scopo e la politica dei dati, il Custode dei dati si occupa delle questioni pratiche di archiviazione, manutenzione e protezione dei dati nella vita quotidiana.

Le principali responsabilità di un Data Custodian sono:

1. Archiviazione e manutenzione dei dati: I Custodi dei dati garantiscono che i dati siano archiviati in modo appropriato ed efficace. Ciò include la selezione di soluzioni di archiviazione adeguate, la gestione dei database e l'assicurarsi che i dati vengano regolarmente eseguiti il backup per prevenire la perdita.
2. Sicurezza dei dati: Il ruolo principale è proteggere i dati da accessi non autorizzati, violazioni e varie minacce alla sicurezza. I Custodi dei dati implementano queste misure di sicurezza tramite crittografia e altre misure di sicurezza come controlli di accesso e firewall.
3. Integrità dei dati: L'integrità dei dati è il requisito che garantisce che i dati siano accurati, coerenti e affidabili durante tutto il loro ciclo di vita. Ciò viene ottenuto mediante procedure di validazione appropriate e la revisione regolare dei dati per rilevare discrepanze da parte dei Custodi dei Dati, che risolvono queste incoerenze.
4. Disponibilità dei dati: Questo è considerato come la disponibilità dei dati per gli utenti autorizzati quando richiesto. I Custodi dei Dati si assicurano che la gestione delle autorizzazioni degli utenti e la procedura per il recupero dei dati siano efficienti e affidabili.
5. Compliance: I custodi dei dati garantiscono che le pratiche di gestione dei dati siano conformi alle leggi, regolamenti e standard del settore pertinenti. Questi includono il GDPR, l'HIPAA e altre leggi stabilite per la protezione dei dati.

Importanza di un custode dei dati

1. Protecting Sensitive Information: A Data Custodian becomes very important in an environment with proliferating threats of cyber attacks. He has the responsibility to safeguard sensitive and confidential information against breaches and other unauthorized access.
2. Business Continuity: La corretta gestione dei dati e le pratiche di backup messe in atto dai Data Custodians garantiscono che, in caso di disastro o guasto di un sistema, questo venga ripristinato rapidamente, in modo da ridurre al minimo il periodo di inattività e le interruzioni causate.
3. Regulatory Compliance: I Custodi dei dati mantengono un'organizzazione conforme alle varie leggi e normative sulla protezione dei dati, evitando così possibili sanzioni legali e danni alla reputazione.
4. Migliorare la qualità dei dati: I dati di alta qualità sono possibili solo se i Data Custodi si occupano dell'integrità e dell'accuratezza dei dati. Ciò consente di prendere decisioni migliori a tutti i livelli delle operazioni aziendali.

Le migliori pratiche di custodia dei dati

1. Implement Robust Security Measures: The Data Custodian should have in place comprehensive security protocols, which involve multi-factor authentication, encryption, and periodic security risk assessments to prevent threats to data.
2. Backup regolari dei dati: Il backup automatico a intervalli regolari evita la perdita di dati dovuta a cancellazioni accidentali da parte dell'utente, a guasti hardware o persino ad attacchi informatici.
3. Gestione del ciclo di vita dei dati: I dati devono essere gestiti correttamente dalla creazione alla distruzione in base alla loro importanza e alla conformità alle normative.
4. Formazione e sensibilizzazione degli utenti: Il programma istruisce gli utenti sulle buone pratiche di sicurezza dei dati e spiega il loro ruolo nel mantenerli al sicuro. È possibile prevenire questo problema attraverso programmi periodici di formazione, che eliminano gli errori umani che portano alla perdita di dati.
5. Sforzo di collaborazione con i proprietari dei dati: I Data Custodian devono collaborare con i Data Owner per conoscere l'uso e lo scopo dei dati e altri requisiti di conformità, in modo che la gestione dei dati sia allineata con gli obiettivi dell'organizzazione.n.

In conclusione

Il Data Custodian è una posizione molto importante nell'attuale mondo guidato dai dati. Si tratta di custodire le preziose risorse informative, garantire la continuità operativa e consentire la conformità attraverso la corretta archiviazione, sicurezza e gestione dei dati. Guardando al futuro, con le organizzazioni che continuano a produrre volumi sempre maggiori di dati e a fare affidamento su di essi per le loro operazioni, il ruolo del Data Custodian continuerà a crescere di importanza, rimanendo una delle funzioni principali di qualsiasi azienda incentrata sui dati.