Vad är en datavärd och varför är de viktiga?

Den samtida informationsåldern har resulterat i enorma mängder data som samlas in och lagras. Detta representerar personlig information och affärsintelligens som är avgörande för drift, beslutsfattande och strategiska aktiviteter.

Att hantera och skydda detta datorshav kräver en definierad organisatorisk roll: den som Data Custodian. Denna artikel tittar på ansvar, behovet av och bästa praxis för dataskydd.

Vem är datavärd?

En datavärd är en person eller en grupp som ansvarar för den tekniska miljön och de operativa aspekterna av datahanteringen inom en organisation. Medan dataägaren dikterar syftet och policyn för data, arbetar datavärden med de praktiska frågorna kring lagring, underhåll och skydd av data i vardagen.

De viktigaste ansvarsområdena för en datavärd är:

1. Lagra och underhålla data: Dataförvaltare säkerställer att data lagras på ett lämpligt och effektivt sätt. Detta inkluderar val av lämpliga lagringslösningar, hantering av databaser och att säkerställa att data säkerhetskopieras regelbundet för att förhindra förlust.
2. Datasäkerhet: Den primära rollen är att skydda data från obehörig åtkomst, intrång och olika säkerhetshot. Dataförvaltare implementerar dessa säkerhetsåtgärder genom kryptering och andra säkerhetsåtgärder såsom åtkomstkontroller och brandväggar.
3. Data integritet: Data integritet är kravet som säkerställer att data är exakt, konsekvent och pålitlig under hela dess livscykel. Detta uppnås genom lämpliga valideringsprocedurer och rutinmässig revision av data för oegentligheter av Data Custodians, som löser dessa inkonsekvenser.
4. Tillgång till data: Detta anses som tillgången till data för auktoriserade användare när det krävs. Dataförvaltarna ser till att hanteringen av användartillstånd och proceduren för att hämta data är effektiv och pålitlig.
5. Compliance: Datavårdarna säkerställer att datastyrningspraxis följer de berörda lagarna, föreskrifterna och branschstandarderna. Dessa inkluderar GDPR, HIPAA och andra lagar som är fastställda för att skydda data.

Vikten av en datavärd

1. Protecting Sensitive Information: A Data Custodian becomes very important in an environment with proliferating threats of cyber attacks. He has the responsibility to safeguard sensitive and confidential information against breaches and other unauthorized access.
2. Business Continuity: Datavärdarnas rutiner för korrekt datahantering och säkerhetskopiering säkerställer att systemet snabbt kan återställas i händelse av en katastrof eller ett systemfel, så att tiden för driftstopp och störningar minimeras.
3. Regulatory Compliance: Data Custodians ser till att en organisation följer olika lagar och förordningar om dataskydd och undviker därmed eventuella rättsliga påföljder och skador på anseendet.
4. Förbättra datakvaliteten: Data av hög kvalitet är endast möjlig om datavärdarna tar hand om integriteten och noggrannheten i data. Detta möjliggör bättre beslutsfattande på alla nivåer i affärsverksamheten.

Bästa praxis för datavärdskap

1. Implement Robust Security Measures: The Data Custodian should have in place comprehensive security protocols, which involve multi-factor authentication, encryption, and periodic security risk assessments to prevent threats to data.
2. Regelbundna säkerhetskopior av data: Automatisk säkerhetskopiering med jämna mellanrum förhindrar förlust av data på grund av oavsiktlig radering av användaren, maskinvarufel eller till och med cyberattacker.
3. Hantering av datalivscykeln: Data måste hanteras på rätt sätt från skapande till förstöring beroende på hur viktiga de är och hur de uppfyller kraven i lagstiftningen.
4. Utbildning och medvetenhet för användare: Det utbildar användarna i god datasäkerhetspraxis och förklarar deras roll när det gäller att hålla data säkra. Detta kan förebyggas genom regelbundna utbildningsprogram, vilket eliminerar mänskliga fel som leder till läckage eller förlust av data.
5. Samarbete med dataägare: Datavärdarna bör samarbeta med dataägarna för att känna till användningen av och syftet med data och andra efterlevnadskrav så att datahanteringen är anpassad till organisationens mål och syften.n.

Sammanfattningsvis

Data Custodian är en position som är mycket viktig i dagens datadrivna värld. Det handlar om att förvara värdefulla informationstillgångar, säkerställa kontinuitet i verksamheten och möjliggöra efterlevnad genom korrekt lagring, säkerhet och hantering av data. Om vi blickar framåt i framtiden, när organisationer fortsätter att producera allt större volymer data och förlitar sig på dem för sin verksamhet, kommer rollen som Data Custodian bara att fortsätta att öka i betydelse och därmed förbli en av kärnfunktionerna inom alla datacentrerade företag.